Ułatwienia dostępu

Przejdź do głównej treści

bip  facebook

Starszy specjalista w Biurze Organizacji i Zarządzania N17/2025

Dyrekcja Rozbudowy Miasta Gdańska to jednostka odpowiedzialna za kluczowe inwestycje miejskie w Gdańsku. Od lat tworzymy infrastrukturę, która służy mieszkańcom - od dróg i mostów po przedszkola, szkoły, boiska, a nawet place zabaw. Modernizujemy chodniki, oświetlamy ulice i wspieramy projekty Budżetu Obywatelskiego oraz Rad Dzielnic. Każdego dnia działamy, aby Gdańsk stawał się coraz piękniejszy i bardziej funkcjonalny. Jeśli cenisz sobie pracę, która ma realny wpływ na życie mieszkańców i chcesz uczestniczyć w tym procesie, to właśnie Ciebie szukamy!

Dyrektor Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska ul. Żaglowa 11, 80-560 Gdańsk ogłasza nabór na wolne stanowisko urzędnicze:

                                                 Starszy specjalista w Biurze Organizacji i Zarządzania (N17/2025)

 Zakres obowiązków:

  1. zakres administracyjny:
  • zapewnienie należytego utrzymania pomieszczeń biurowych oraz sprawnego funkcjonowania urządzeń biurowych,
  • kompleksowe prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości w siedzibie,
  • zamawianie i nadzorowanie umieszczania wewnątrz i na zewnątrz budynku lub biura elementów graficznych tj. logo, tablice informacyjne, tabliczki przy drzwiach,
  • realizowanie zamówień drobnych dot. zakupu wyposażenia i usług,
  • kompleksowe prowadzenie spraw związanych z zamawianiem materiałów biurowych, środków czystości oraz artykułów spożywczych,
  • kompleksowe prowadzenie spraw związanych z depozytorami kluczy - zgłaszanie i nadzorowanie usuwania usterek, zamawianie i kodowanie kart, nadawanie dostępów,
  • organizowanie stanowisk pracy dla nowych pracowników,
  • sporządzanie rocznego planu zakupów prenumeraty, przygotowywanie wniosków, zamawianie, rozliczanie, ewidencjonowanie,
  • prowadzenie spraw związanych z abonamentem RTV,
  • zaopatrywanie pracowników w bilety na przejazdy służbowe w czasie pracy oraz prowadzenie rozliczenia i ewidencji wydanych biletów,
  • wyjeżdżanie na pocztę, do UM, innych jednostek współpracujących z DRMG w celu dostarczenia dokumentacji, dokonania zakupów czy zawiezienia sprzętu do naprawy,
  • rozliczanie kart drogowych oraz przygotowywanie sprawozdań związanych z samochodem służbowym,
  • przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia dla potrzeb SWZ dla zamówień dotyczących obsługi administracyjnej,
  • nadzorowanie prawidłowej realizacji zawartych umów dotyczących obsługi administracyjnej,
  • przygotowywanie danych do postępowania wspólnego jednostek gminy na zakup paliwa,
  • przeprowadzanie corocznej inwentaryzacji paliwa,
  • dbanie o dobry stan sal konferencyjnych;
  1. zakres kancelaryjny:
  • zapewnienie sprawnego funkcjonowania sekretariatu i obiegu dokumentów, 
  • obsługa interesantów, w tym: przyjmowanie i rejestrowanie listów, pism, faktur i innych przesyłek, 
  • obsługa pracowników w zakresie:  
    • wydawania oryginałów pism zadekretowanych w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, 
    • kompleksowej obsługi wysyłki pism pocztą, kurierem, za pośrednictwem ePUAP-u oraz e-Doręczeń,
  • prowadzenie ewidencji całej korespondencji przychodzącej (tj. pisma, maile, pisma kierowane za pomocą ePUAP-u i e-Doręczeń), 
  • wprowadzanie pism do elektronicznego systemu obiegu dokumentów, 
  • prowadzenie dokumentacji spraw kancelaryjno – biurowych, 
  • dekretowanie pism w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, 
  • kompleksowa obsługa Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) oraz e- Doręczeń, 
  • przekazywanie teczek do podpisu Dyrektorowi DRMG oraz wydawanie podpisanych   teczek pracownikom merytorycznym, 
  • obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora DRMG, 
  • przyjmowanie i koordynowanie wizyt gości Dyrektora DRMG, 
  • organizowanie podróży służbowych Dyrektora DRMG,
  • administracyjne wsparcie Dyrektora w codziennych obowiązkach, 
  • przygotowywanie danych niezbędnych do przeprowadzenia postępowania na świadczenie usług pocztowo – kurierskich.

     Wymagania niezbędne:

  • Wykształcenie wyższe,
  • Minimum 3 lata doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku w jednostkach samorządowych,
  • Bardzo dobra znajomość elektronicznego systemu obiegu dokumentów (wymagana znajomość EZD dla jednostek publicznych)
  • Podstawowa znajomość przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego,
  • Umiejętność samodzielnego planowania i organizacji pracy,
  • Bardzo dobra znajomość obsługi pakietu MS Office 365,
  • Obywatelstwo polskie,
  • Nieposzlakowana opinia,
  • Pełna zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych,
  • Niekaralność za przestępstwa popełnione umyślnie ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwa skarbowe.

       Oferujemy:

  • umowę o pracę,
  • możliwość rozwoju zawodowego i doskonalenia kompetencji,
  • 13 pensję,
  • dodatek stażowy,
  • premie kwartalne,
  • możliwość pracy w niepełnym wymiarze godzin,
  • nagrody jubileuszowe,
  • darmowy parking dla pracowników,
  • przestronne i nowoczesne biuro,
  • benefity (karta sportowa, ubezpieczenie na życie, ZFŚS – m.in. wczasy pod gruszą, dofinansowanie wypoczynku dla dzieci, dodatki świąteczne, refundacja zakupu okularów korekcyjnych),

 

        Warunki pracy:

  • wymiar czasu pracy: pełen etat, 40 godzin tygodniowo (w przypadku osób z niepełnosprawnościami zgodnie z odrębnymi przepisami) 
  • miejsce pracy: siedziba Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska, Gdańsk ul. Żaglowa 11,
  • umowa o pracę na czas określony maksymalnie na 6 miesięcy, kolejna do uzgodnień,
  • wynagrodzenie zasadnicze zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 22 maja 2023 r., w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.

 Informacja o wskaźniku zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w jednostce:

W miesiącu poprzedzającym datę ogłoszenia o naborze wskaźnik zatrudnienia osób
z niepełnosprawnościami w DRMG w Gdańsku, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami przekroczył 6%.

 Wymagane dokumenty:

Do kolejnego etapu rekrutacji zostaną zaproszeni wybrani kandydaci.

*) w przypadku zatrudnienia konieczne będzie dostarczenie „Zapytania o udzielenie informacji o osobie do Ministerstwa Sprawiedliwości – Krajowy Rejestr Karny. 

Dokumenty można złożyć za pomocą jednej z trzech możliwości:

  • internetowy formularz do aplikowania,
  • dostarczyć w zamkniętych kopertach do Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska w Gdańsku ul. Żaglowa 11 – Sekretariat na III piętrze
  • przesyłać na adres:

Dyrekcja Rozbudowy Miasta Gdańska, ul. Żaglowa 11, 80-560 Gdańsk

Z następującą adnotacją: „Rekrutacja: 17/2025”

w terminie do 29.10.2025 r., decyduje data wpływu oferty do DRMG.

Informacje o wyniku naboru prowadzonego na zasadzie jawności i konkurencyjności zostaną upowszechnione w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gdańsku, na stronie internetowej Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska i na tablicy ogłoszeń Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska.

Informujemy, że nadsyłanych ofert nie zwracamy.

 Klauzula informacyjna:

  • Niniejszym na podstawie art. art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: RODO) informujemy Państwa, że:
  • Formularze, dokumenty rekrutacyjne oraz ich załączniki zawierają Państwa dane osobowe (np. imię i nazwisko, adres zamieszkania, dane kontaktowe itp.) w rozumieniu RODO.
  • Administratorem tych danych osobowych jest Dyrekcja Rozbudowy Miasta Gdańsk, ul. Żaglowa 11, 80 – 560 Gdańsk (dalej jako: DRMG), adres e – mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., nr tel.: 58 320 51 00.
  • Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych w osobie Pani Pauliny Więckiel adres e – mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. tel.: 508-990-684, która udzieli odpowiedzi na pytania i wątpliwości dotyczące przetwarzania przez DRMG danych osobowych.
  • Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi zgoda osoby, której dane dotyczą, na wykorzystanie jej danych osobowych w prowadzonym procesie rekrutacyjnym lub – jeśli wyrażona zgoda to obejmuje, na wykorzystanie ich także w przyszłych procesach rekrutacyjnych (art. 9 ust. 2 lit. a oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Jednocześnie, podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia w przywołanych procesach rekrutacyjnych.
  • Złożona zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać cofnięta w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  • Dane będą mogły być również przetwarzane niezależnie od wyrażonej zgody, w związku z dochodzeniem/obroną roszczeń (art. 6 ust.1 lit. f RODO).
  • Dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego na stanowisko/funkcję, o którą ubiega się osoba, której dane dotyczą – a jeśli obejmuje to wyrażona zgoda, także na stanowiska/funkcje co do których proces rekrutacyjny może być prowadzony w przyszłości.
  • Dane osobowe przetwarzane będą do zakończenia procesu rekrutacyjnego, o którym mowa w ust. 4, zaś w przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie ich w przyszłych procesach rekrutacyjnych – nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od zakończenia przywołanego procesu rekrutacyjnego. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez czas dłuższy, jeśli wynika to z obowiązków nałożonych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego (np. obowiązek archiwizacyjny) lub jest to niezbędne dla dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO).
  • Przetwarzane przez DRMG dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowych, jak również nie będą przedmiotem zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania. Dane te mogą być przekazywane tylko tym podmiotom, wobec których taki obowiązek przewidują przepisy prawa powszechnie obowiązującego, jak również podmiotom świadczącym usługi na rzecz bieżącej działalności DRMG np. usługi informatyczne, księgowe itp.
  • Każdy podmiot, którego dane osobowe przetwarza DRMG ma prawo żądać dostępu do tych danych osobowych, ich sprostowania, przenoszenia, usunięcia oraz ograniczenia ich przetwarzania przez DRMG, a także wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że dane te przetwarzane są w sposób nieprawidłowy.
  • Jednocześnie informujemy, że w przypadku zaistnienia okoliczności skutkujących zmianą podstawy przetwarzania przez DRMG danych osobowych, treść powyższej klauzuli ulegnie zmianie, o czym DRMG niezwłocznie poinformuje.
  • Na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), informujemy, że w DRMG obowiązuje PROCEDURA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH z dnia 17.09.2024. Może Pan/Pani dokonać zgłoszenia ewentualnego naruszenia prawa z obszarów objętych Ustawą, w sposób opisany w pkt. 4 Procedury, o którym dowiedział/a się Pan/Pani w związku z procesem rekrutacji. Procedura dostępna jest na stronie internetowej: www.drmg.gdansk.pl